Kassensoftware

Egal ob Sie ein großes Unternehmen oder ein kleinen Laden führen. Heutzutage ist es unerlässlich auf moderne und leistungsstarke POS-Kassensysteme zurückzugreifen, um sich auf dem Markt etablieren zu können. Gerade KMUs scheuen noch häufig die Anschaffung moderner Registrierkassen, da sie befürchten, dass sich die laufenden Kosten nicht rentieren. Doch diese Einstellung ist weit gefehlt. Es gibt auf dem Kassen-Markt für jegliches Budget und Bedürfnis eine passende Lösung. So können Sie entweder komplette Kassensystem beziehen oder nur einzelne Komponenten wie Kassenhard- oder Software auswählen.

Da die Kassensoftware das Herzstück eines jeden Systems bildet, sollten Sie genau darauf achten, dass diese Ihren Anforderungen entspricht. Denn abgesehen von den Standardfunktionen bieten die verschiedenen POS-Softwarelösungen zahlreiche zusätzliche Funktionen. So stehen viele vor Fragen wie: Welche Kassensoftware soll ich wählen? Welche Funktionen sind zu berücksichtigen? Wie macht man diese Investition lohnenswert? Welche Anbieter gibt es? usw.

Damit Sie eine klare Sichtweise erhalten, haben wir Ihnen wichtige Fakten zum Thema Kassensoftware zusammengestellt.

Welche Kassensoftware-Varianten gibt es?

Je nach Anbieter und Ihrem persönlichen Vorlieben können Sie Kassensoftware beziehen, die Sie entweder auf Ihrem PC Betriebssystem oder als App auf einem mobilen Endgerät installieren.  So können Sie einfach stationäre und mobile Kassen miteinander verbinden und erhalten die Lösung, nach der Sie suchen.

Wenn Sie Ihre eigene Kassenhardware verwenden möchten, müssen Sie sich vorab bei dem entsprechenden Anbieter informieren, ob Hard-und Software kompatibel sind. Gerade bei zu installierender Kassensoftware besteht meist eine Koppelung zwischen Hard-und Software, damit das System störungsanfälliger arbeitet. Jedoch ist es auch möglich für Ihr bereits bestehendes Windows -Betriebssystem eine kompatible Kassensoftware zu beziehen. Windows Kassensystem gibt es dabei als mobile oder stationäre Lösung.

Bei folgenden Anbietern erhalten Sie z.B. Kassensoftware für den Einsatz auf Ihrem eigenen Windows PC:

• Vectron
• ready2order
• gastronovi (Webbrowser)
• Lightspeed (Webbrowser)
• flour
• Arcavis
• Korona POS/ POScast
• gastrosoft

Beachten Sie dabei, für welche Windows-Version die Kassensoftware kompatibel ist!

Kassen-Apps sind dagegen meist darauf ausgerichtet, dass der Nutzer sich ein beliebiges Kassensystem selbst aufbauen kann und bestehende Hardware einsetzen kann, sodass die Apps flexibler in der Verwendung sind. Die meisten Apps laufen zudem über eine Cloud, auf der alle Daten gespeichert werden und von überall aus zugänglich sind.

Nachfolgend haben wir für Sie führende Kassen-App-Anbieter zusammengestellt:

• Ready2order
• Korona
• Paymash
• Duratec
• HelloCash
• Tillhub
• Roc.Kasse
• Vectron

Wichtige Funktionen von Kassensoftware

Moderne Kassensysteme halten alle Lösungen parat, die Sie benötigen, um Ihr Unternehmen erfolgreich zu führen und Ihre Mitarbeiter zu entlasten, indem der Arbeitsalltag erleichtert wird. So sind All in one – Kassensystem wahre Allzweckwaffen, da sie neben dem normalen Kassiervorgang auch Vorgänge wie Warenwirtschaft, Buchhaltung, Kundenmanagement, Marketingstrategien oder die Anbindung eines Online-Shops mit übernehmen und vereinfachen können. Sie müssen sich also vorab Gedanken machen, welche Funktionen für Sie wichtig sind.

Gerade bei Neugründung eines Unternehmens benötigen Sie noch nicht alle Funktionen, sodass Sie genau diese herauspicken, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. So entstehen nur Kosten für Funktionen, die Sie auch wirklich benötigen. Wenn Sie auf eine skalierbare Kassensoftware setzen, dann kann diese mit Ihrem Unternehmen mitwachsen und Sie bestmöglich unterstützen.

Die gängigen Kassensoftware verfügen über eine intuitive Bedienung, sodass Sie und Ihre Mitarbeiter keine langen Einarbeitungszeiten benötigen und auch Aushilfen leicht das Kassenprogramm bedienen können.

Nachfolgend haben wir Ihnen einige Funktionen aufgelistet, über die moderne Kassensysteme verfügen können. So können Sie sich leicht eine Vorstellung darüber verschaffen, welchen Funktionsumfang Ihre benötigte Lösung für Sie bereithalten sollte. Dies ist natürlich auch abhängig in welcher Branche das System zum Einsatz kommen soll, den Einzelhandel, Gastronomie oder mobiler Handel benötigen Spezialfunktionen. Doch dies stellt kein Problem dar, da die Anbieter genau darauf verweisen, für welche Branche ihr angebotenes Kassensystem zum Einsatz kommen kann und die entsprechenden Funktionen bereitstellen.

Funktionsumfang moderner All in one Kassensysteme:

• Warenwirtschaftssystem
• Kassenbuch
• Lagerverwaltung
• Mitarbeiterverwaltung
• Diverse Schnittstellen für Finanzamt (DATEV), Hottelleriesoftware etc.
• DSFinV-K
• Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
•  Kundendatenbank
•  Kundenbetreuung
• Bestandsmanagement
•  Promotionsangebote erstellen
• Unterschiedliche Zahlungsmodi inkl. bargeldloses Zahlen
•  Abrechnung
• Integration eigener Onlineshop
• Kompatibilität für erweiterbare Kassenhardware (Barcodescanner, Bondrucker, Kassenlade, Kundendisplay, Küchenmonitor etc.)
• Reports, Berichte, Analysen, Statistiken
• Rabattfunktionen (Gutscheine, Nachlässe, Preisebenen, Take-Out)
• Filialverwaltung
• Mobile Bestellung
• Vorbestellung
• Küchenmanagement
• Funk- und WLAN-Bonierung
• Anbindung Lieferservice
• Tischgrafik
• Rechnungssplitt
• Onlineshop- und Lieferdienstanbindung
• uvm.

Informieren Sie sich genauestens welche Funktionen Ihr favorisiertes Kassensystem anbietet und vergleichen Sie den Funktionsumfang mit anderen Kassensoftware-Anbietern. So erhalten Sie eine perfekte Lösung für Ihre Bedürfnisse.

Beachten Sie auch, ob Sie die Kassensoftware gegen eine monatliche Gebühr nutzen oder für einen einmaligen Kaufpreis erwerben können. Informieren Sie sich zudem, welche Serviceleistungen im Paket enthalten sind oder ob zusätzliche Kosten für Wartung, Kundenservice etc. entstehen.

Kassensoftware – Speziallösungen für jede Branche

Wie bereits erwähnt sind die meisten Kassensoftware für bestimmte Branchen geeignet. Jede Branche hat ihre Bedürfnisse. Einzelhändler brauchen andere Funktionen als Gastronomen und Friseure würden sich über einzelne Funktionen freuen, welchen z.B. ein Blumengeschäft nicht gebrauchen würde. Je nach Branche können Sie mit folgenden Spezial-Funktionen rechnen:

Wichtige Funktionen für die Gastronomie

Folgende Funktionen sollten in der Gastronomie unterstützt werden:

• Tischverwaltung
• Kellnerverwaltung
• Tischsplitting
• Gangsteuerung
• Rechteverwaltung
• Verfolgung der Mitarbeiteraktivitäten und -leistungen
• Online-Bestell- und Reservierungssoftware Restaurant
• Wechselgeldeingabe
• Rabatt- und Stornofunktion (Bestellstorno / Artikelstorno / Bonstorno)
• Tages-Kassenbuch / Erstellung detaillierter Berichte über Umsätze und Ausgaben
• Artikel Import/Export Schnittstelle
• Trinkgeld, Gastauslagen kassieren
• Zahlarten: Bar, EC, Kreditkarte, Gutscheine, Coupon, Rechnung, Prepaid
• Preissteuerung: Happy Hour, Aktionspreis, Menüs, Staffelpreise
• Anschließbarkeit externer Barcode-Scanner, Bon-/Quittungsdrucker und Kassenschublade
• Rechnungskopien, Kassen- und Zwischensumme
• Kassenbuchbericht
• Finanzamt-konform nach GoBD
• Tischmanagement Kassensoftware – Bezahlung direkt am Tisch

Top Software-Anbieter für die Gastronomie

• Gastronovi Office
• LaCash
• iZettle Go
• Lightspeed (ehemals GASTROFIX)
• Oderman
• Lightspeed
• iZetlle

Wichtige Funktionen für den Einzelhandel

• Wareneingang
• Inventur
• Warenbestellungen
• Warenbuchung
• (Barcode-)Etikettendruck
• GDPdU/GoBD konform & Finanzwege
• Unbegrenzte Anzahl Artikel
• Artikelfarben- und Größenverwaltung
• Gutschein-Verwaltung
• Erstellen von eigenen Barcodes
• Druck von Artikelliste mit EAN-Nummern (für Scannen an der Kasse nach Liste oder Inventur)
• Erstellen von Artikeln mit freien Nummern
• Preis nachfragen (Preis variabel beim Kassiervorgang änderbar)
• Saisonpreise, Ausverkaufspreise einstellbar
• Bild und Text zu Arikel anlegen und auf dem Bildschirm einblenden
• Automatische Berechnung von Verkaufswert, Rohgewinn & Artikelumsatz je Tag/Woche/Monat/Quartal
• Ausweisung und Zusammenfassung der Erlöse und Kosten auf dem Z-Bericht
• Globale Preisänderung nach Prozent oder Betrag
• Firmen-, Kunden- & Mitarbeiterstamm
• Personalmenü

Top Kassensoftware-Anbieter für Einzelhändler

• Gastronovi Office
• flour.io
• Ddd Retail
• Paymash

Wichtige Funktionen für Beautybranche und (mobile) Dienstleister

• Gutscheine
• Übersicht gekaufter Produkte / Behandlungsübersicht
• Hinterlegen von Kundenbildern
• Bestellwesen mit automatischen Bestellvorschägen
• Wareneingang
• Kassenabschlussbon und Zwischenbericht
• Tages- Monats- und Jahresberichte
• Eigene Barcodes erstellen, Erstellung + Druck von Barcode Etiketten
• Kundenkarten und Adressetiketten
• Teminerinnerung per SMS oder Mail
• Rabatt / Treuekarten

Top Kassensoftware-Anbieter für Beauty-Salons und (mobile) Dienstleister

• LaCash
• Inventorum
• Ready2order
• Shore
• Tillhub
• HelloCash

Gesetzliche Anforderungen an Kassensoftware

Beachten Sie, dass die Kassensoftware die gesetzlichen Bestimmungen Ihres Landes einhält. So gelten in Deutschland die Anforderungen der GoBD und die gesetzlichen Bestimmungen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). So müssen z.B. alle elektronischen Kassensysteme über eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. In Österreich müssen die Richtlinien der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) eingehalten werden. Die Kassensystem- Anbieter verweisen in der Regel, ob ihre angebotenen Kassenprogramme rechtskonform sind. Bei Ungewissheit fragen Sie ruhig noch einmal nach, ob Ihren Kassensoftware konform mit den gültigen gesetzlichen Anforderungen im Einsatzland sind.

Um eine Kassensoftware mit der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten stehen zwei verschiedene Optionen zur Wahl. Welche davon bei Ihrer Kassensoftware zum Tragen kommt, ist vom entsprechenden Anbieter abhängig. Die TSE kann wie folgt integriert werden:

• hardwarebasiert: Dabei erhalten Sie vom Anbieter einfach ein zertifiziertes Speichermedium wie einen USB-Stick, SIM-Karte o.ä, worauf die Datenspeicherung erfolgt. Für Großunternehmen werden zudem spezielle “LAN-Lösungen” angeboten, um umfassende Eingriffe in einzelne Geräte umgehen zu können und die Aufrüstung beim Einsatz mehrere Kassensysteme zu vereinfachen.
• cloudbasiert: Bei dieser Variante erfolgt die Datenspeicherung in einer Cloud. Ihre Kassensystem-Daten werden dabei auf den Server des TSE-Anbieters gespeichert und sind so jederzeit abrufbar.

Zudem sollte die Kassensoftware auch über die DSFinV-K verfügen. Dabei handelt es sich um eine Schnittstelle mit der Finanzverwaltung, über die der Datenaustausch erfolgt.

Im Überblick:  Worauf Sie bei der Kassensoftware-Wahl achten sollten

Wir haben für Sie die wichtigsten Punkte für die Wahl der geeigneten Kassensoftware noch einmal zusammengefasst, die Sie beachten und vergleichen sollten, damit Sie die Software mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis für ihr Unternehmen erhalten:

• Eignung für Branche
• Mobiles oder stationäres Kassensystem
• Skalierbare Kassensoftware, die mit Ihren Bedürfnissen mitwächst
• Über benötigten Funktionen Gedanken machen
• Standardfunktionen und Spezialfunktionen von verschiedenen Anbietern vergleichen
• Monatliche Kosten oder einmaliger Kaufpreis
• Zusätzliche Kosten für Service oder andere Leistungen
• Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen
• Kompatibilität mit eigener Kassenhardware

Wenn Sie diese Punkte beachten, finden Sie ein geeignetes Kassensystem. Überlegen Sie auch gut, welches Budget Ihnen zur Verfügung steht, so können Sie auch erst einmal klein anfangen und nur die Standardfunktionen wie Kassenbuch, Lagerverwaltung und Co. nutzen. Schon dabei werden Sie eine deutliche Entlastung spüren und die Vorteile moderner POS-Kassensystem zu schätzen wissen.

Vor- und Nachteile durch Kassensoftware

POS-Lösungen können die Geschäftskosten senken und gleichzeitig die Produktivität steigern, wodurch sich Ihr Geschäftsergebnis verbessert. Doch nicht nur Ihre Geschäftsabläufe lassen sich durch Ihre moderne elektronische Registrierkasse effizienter gestalten, sondern Ihre Kundenfreundlichkeit wird merkbar erhöht. Die Mitarbeiter haben mehr Zeit sich dem Kunden zu widmen und können schnelleren Service bieten, sowohl bei der Abwicklung des Kassiervorgangs, bei der Aufnahme von Bestellungen oder bei Auslieferungen. Zudem können Sie je nach Branche Ihren Kunden Spezialleistung bieten und Ihre Erreichbarkeit über einen eigenen Online-Shop erweitern. Gerade im Einzelhandel spielt der Online – Verkauf eine entscheidende Rolle um konkurrenzfähig zu bleiben. Für Gastronomie und Handel bietet moderne Kassenlösung mobile Funktionen, sodass Sie noch näher und schneller beim Kunden arbeiten können.

Eine moderne Kassensoftware liefert Ihnen also entscheidende Vorteile:

• Erhöhte Effizienz
• Benutzerfreundlichkeit
• Erweiterte Zahlungsmöglichkeiten
• Höhere Genauigkeit
• Optimierte Mitarbeiter- und Bestandsverwaltung
• Detaillierte Berichterstattungen und Belege
• Vereinfachte Buchhaltung
• Schnelleren Service

Die Nutzung von Kassensoftware kann auch Nachteile mit sich bringen. Wenn Sie sich für ein offenes Kassensystem entscheiden und Kassensoftware und Hardware separat beziehen, sollten Sie folgende Faktoren bedenken:

• Computer, Monitor, Drucker und Kassenschublade sind nicht als eine Einheit integriert
• Separate Geräte benötigen mehr Ablagefläche
• Störungsanfälligkeit höher als bei geschlossenen Systemen

Achten Sie also genaustens darauf, dass alle Geräte untereinander und mit der Kassensoftware kompatibel sind. Nichtdestotrotz lohnt es sich gerade für KMUs und Neugründer mit geringerem Budget ein offenes POS-System aufzubauen, da somit die Kosten eindeutig gesenkt werden. Bei Wachstum des Unternehmens können Sie dann immer noch auf ein professionelleres Kassensystem mit Hard-und Software als Einheit umsteigen.

Barcode-Scanner, Kassenschublade und Co.

Mit den Möglichkeiten auf dem Kassenmarkt ist es heutzutage bereits ausreichend, wenn Sie über ein mobiles Endgeräte, wie ein iPad, einen Drucker bzw. Bondrucker und eine kompatible Kassen-App verfügen- schon haben Sie ein funktionierendes und unterstützendes Kassensystem zur Hand. Jedoch können Sie je nach Bedürfnis sowohl Ihre mobile und stationäre Kasse mit Kassenzubehör erweitern. Ein Barcode-Scanner lässt sie den Kassiervorgang schneller gestalten, eine Kassenschublade dient zur sicheren Geldablage und Spezialzubehör wie Waage, Kundendispaly, Küchenmonitor, Kartenterminal etc. erleichtern und optimieren Ihre Arbeitsvorgänge weiter und bieten Ihren Kunden mehr Service. zumeist bieten Kassensystem-Anbieter bereits Kassenzubehör an, welches mit der Kassensoftware kompatibel ist. So müssen Sie nicht erst selbst suchen, welche Geräte zu Ihrem System passen.

Welche Kosten entstehen bei Nutzung einer Kassensoftware?

Je nach Anbieter haben Sie die Wahl die Kassensoftware gegen eine einmalige Gebühr zu erwerben oder eine monatliche Lizenzgebühr zu verrichten. Dabei hängt die Höhe der zu verrichtenden Gebühr von verschiedenen Faktoren ab. Zumeist haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Paketen, welche unterschiedliche Leistungen beinhalten. So können Sie sich ein Paket je nach Ihren Ansprüchen auswählen und können so Kosten sparen. Zudem können auch Kosten für Zusatzleistungen in Form von speziellen Service- und Kundendienstleistungen anfallen. Auch die Anzahl der Nutzer kann zu erweiterten Kosten führen. Informieren Sie sich also ausgiebig bei den entsprechenden Anbietern. Wenn die Kassensoftware über eine Schnittstelle zu Zahlungsdienstleistern verfügt und Sie ein Kartenterminal für den bargeldlosen Zahlungsverkehr nutzen, dann müssen Sie auch zusätzlich die entstehenden Transaktionsgebühren mit einkalkulieren.

Es gibt auch kostenlose Kassensoftware, wie z.B. OrderSprinter, für dessen Installation und Nutzung wirklich keine Kosten anfallen. Dafür erhalten Sie jedoch auch keine umfassenden Serviceleistungen, wie Kundensupport, Fernwartung, Installationshilfe oder Beratung.

Günstige und leistungsstarke Kassensoftware mit Basis-Funktionen können Sie bereits ab 19,-€/Monat beziehen.

Bei Anbietern wie z.B. roc.Kasse, KingBill oder Small Cash lässt sich die Kassensoftware gegen einen einmaligen Kaufpreis auch erwerben.

Top Kassensoftware-Anbieter

Der Kassenmarkt ist riesig und es stehen zahlreiche Kassensystem-Anbieter zur Wahl. Es gibt Anbieter, die geschlossene Systeme vertreiben, bei der Kassenhard- und Software aneinander gekoppelt sind. Dann gibt es wiederum solche, die offene Systeme anbieten und einzeln Kassenhard- und Software zur Verfügung stellen. Wenn Sie also über bereits bestehende Kassenhardware verfügen, können Sie sich durch den Erwerb oder das Mieten der Kassensoftware eine günstige Kassenlösung aufbauen.

Nutzen Sie das Angebot der Anbieter und verschaffen Sie sich über kostenlose Test-und Demoversionen einen Einblick über die Kassensoftware und die Nutzerfreundlichkeit.

Zu den führenden Topanbietern für Windows-kompatible Kassensoftware zählen:

• Lightspeed (ehemals GASTROFIX): Hier erhalten Sie eine professionelle Kassensoftware für die Gastronomie, die keine Wünsche offen lässt.
• LocaFox POS: Diese POS-Lösung wurde für kleine und mittlere Einzelhandelsunternehmen entwickelt. Sie hilft ihnen, Inventar, Produktdaten, Kundenkarten und Rabatte zu verwalten, Zahlungen und Retouren einfach zu verarbeiten.
• ready2order: Der österreichische Software-Anbieter stellt eine branchenübergreifende Kassensoftware bereit, die sowohl im Einzelhandel, Gastronomie und bei Dienstleistern eingesetzt werden kann.
• PosBill: Mit der PosBill-Kassenlösung erhalten Sie ein leistungsstarkes System, welches vor allem für den Einsatz in KMUs ausgelegt ist und dort in allen Branchen zum Einsatz kommen kann.
• POScast: Durch den modularen Aufbau der Kassensoftware erhalten Sie genau die Funktionen, die Sie auch wirklich benötigen. Gerade für kleine Unternehmen und Neugründer in jeglichen Branchen bietet das Unternehmen eine kostengünstige Kassenlösung.
• OrderSprinter: Die kostenlose Kassensoftware liefert einen beachtlichen Leistungsumfang für Gastronomen, kann aber auch von Friseuren und anderen Servicebetriebe genutzt werden.
• SimplyDelivery: Das Unternehmen wartet mit innovativen Lösungen für alle Bereiche der Gastronomie auf, sodass auch Lieferdienste oder Franchiseunternehmen von der Kassensoftware profitieren.
• flour.io: Die Kassensoftware richtet sich an Einzelhändler, Filialbetreiber und Dienstleister, die dem modernen Handel offen aufgeschlossen sind.
• HelloCash: Mit dieser Kassensoftware erhalten Sie eine kostengünstige Lösung für kleine Unternehmen und Neugründer, die mit den Anforderungen Ihres Unternehmens mitwächst.
• Vectron: Das Unternehmen zählt zu den größten europäischen Kassensystemherstellern und hält sowohl für die Gastronomie, den Einzelhandel und Dienstleister eine optimale Lösung bereit.

Fazit

Wenn Sie sich etwas Zeit nehmen und über Ihre Bedürfnisse an eine Kassensoftware Gedanken machen und etwas Zeit für den Anbietervergleich investieren, werden Sie ein leistungsstarkes Kassensystem erhalten, welches Ihr Unternehmen voranbringen wird.